Agent d’administration-ressources matérielles

Job title: Agent d’administration-ressources matérielles

Job description: Vous avez envie d’évoluer au sein du plus grand centre de recherche francophone en Amérique du Nord ? Le Centre de recherche du CHU de Québec-Université Laval est une organisation qui offre un environnement de travail stimulant où les nouvelles idées, le partage des connaissances et le dépassement de soi sont valorisés.

Le Centre de recherche se qualifie comme service essentiel, donc nos activités sont maintenues.

Le service – Administration du Centre de recherche du CHU de Québec – Université Laval, est une équipe dynamique ayant le souci d’offrir un service exceptionnel à ses chercheurs, employés et étudiants. L’équipe cherche à compléter son équipe avec un agent à l’administration – finance et ressources matérielles . Sous l’autorité du gestionnaire, l’agent à l’administration a pour principales fonctions d’épauler le gestionnaire dans ses activités de suivis financiers des projets de recherche et de traiter les commandes, les demandes de remboursements et les paiements de factures.

Tu aimes que les journées filent à toute allure, tu aimes la diversité… joins-toi à nous!

Description du poste, des tâches et des responsabilités
Le poste étant fortement axé sur le service à la clientèle, l’agent a la responsabilité de préparer et de faire la gestion des demandes des employés du regroupement de chercheurs pour lequel il est attitré, ainsi que de l’organisation logistique et de la réception des commandes.

Vous serez amené à:

• Effectuer des commandes de fournitures (pour les laboratoires et l’équipe administrative) auprès de deux institutions (CHU de Québec et Université Laval) via leurs systèmes d’approvisionnements respectifs ;
• Réceptionner et distribuer les commandes reçues ;
• Faire le suivi des commandes en rupture de stock auprès des fournisseurs ;
• Trier et classer des documents selon des systèmes de classement établis ;
• Préparer des rapports et statistiques d’achats et autres types de dépenses, à partir de dossiers électroniques, d’inventaires et bases de données;
• Répondre et effectuer les suivis aux demandes d’information, de service et de soutien qui lui sont adressées par les membres du service.

Le poste permet également à l’adjoint de participer aux suivis financiers, aux facturations des services internes et aux écritures comptables nécessaires dans les délais prescrits.

• Faire le suivi des paiements de factures ;
• Assister l’équipe administrative lors des fins de projets (écritures de grand livre, etc.) ;
• Préparer les demandes de remboursements de voyages, les avances de voyages ou demandes de paiement selon les règles administratives des organismes subventionnaires ;
• Trier, vérifier et traiter des reçus, des dépenses, formulaires et autres documents; et classer des documents selon les systèmes établis;
• Assurer l’application des contrôles et des autorisations nécessaires à l’intégralité et à l’exactitude des opérations à sa charge et de leur bon traitement au niveau comptable ;
• Signaler à son supérieur immédiat toute situation inhabituelle ou de nature plus complexe ;
• Participer à l’amélioration continue en lien avec les activités de son service.

Il sera aussi amené à faire d’autres tâches administratives connexes à la demande de son supérieur en support aux chercheurs et à la Direction de la recherche.

• Détenir au minimum un diplôme d’études collégiales (DEC) ou autre formation équivalente en administration

• Avoir cumulé minimalement 4-5 années d’expérience dans un poste similaire.

Profil:

• Exceller en service à la clientèle et dynamisme ;
• Faire preuve d’initiative et d’autonomie ;
• Facilité à travailler en équipe ;
• Professionnalisme et grande discrétion dans l’exercice de ses fonctions ;
• Bonne capacité d’adaptation face au changement ;
• Souci de la qualité du travail et minutie ;
• Bonne gestion des priorités dans le but d’atteindre les échéanciers ;
• Démontrer de bonnes habilités avec les outils de la Suite Office (Word et Excel) ;
• Excellente maîtrise du français et bonne maîtrise de l’anglais autant parlé qu’écrit.

Atouts :

• Expérience dans le domaine de la recherche serait un atout.

Conditions d’emploi
Salaire compétitif ;
Conditions de travail avantageuses ;
Assurances collectives avec participation de l’employeur ;
Régime de retraite public (RRGEOP) ;
Privilèges CHU : rabais chez différents partenaires (restaurants, boutiques, conditionnement physique, loisirs, hôtels, centres de santé, spa, etc.).

Nous remercions toutes les personnes qui postuleront, mais nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le genre masculin est utilisé afin d’alléger le texte.

Company:

Expected salary:

Location: Quebec City, QC

Job date: Thu, 13 May 2021 22:35:23 GMT