Agent, agente d’administration (déboursé)

Job title: Agent, agente d’administration (déboursé)

Job description: Agent, agente d’administration (déboursés)

Service de la comptabilité et de la trésorerie – Direction des finances

Poste régulier, temps plein

Milieu de vie

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l’international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Relevant de la Direction des finances, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (comptes et grands livres) et de la préparation des rapports et états financiers.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente d’administration (déboursés) effectue un ensemble de travaux à caractère comptable relié au paiement des déboursés de HEC Montréal.

La personne titulaire de cet emploi étudie et vérifie les différents rapports comptables et, le cas échéant, identifie et corrige tout écart constaté. Elle prépare les écritures de journal relatives à diverses transactions. En outre, elle effectue les traites, les transferts bancaires et le processus d’émission des chèques.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Concilie quotidiennement les factures des fournisseurs selon les termes de paiement convenus, le bon de commande et le bon de livraison dans le respect des pratiques et des politiques de HEC Montréal.
• Reçoit les notes de crédit et identifie la facture et le bon de commande afférents s’il y a lieu. Saisit les modifications appropriées dans le système de gestion intégré.
• À l’aide du système de gestion intégré, saisit et met à jour les données des comptes à payer (factures, demandes de paiement, rapport de dépenses, etc.) et effectue les entrées de journal appropriées.
• Vérifie, en regard des ententes établies et des termes convenus, les données de l’ensemble des dossiers fournisseurs créés dans le système de gestion intégré. S’assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis ; veille à la conformité et à la qualité des données.
• Prépare des écritures de journal appropriées à l’aide du système de gestion intégré et collabore aux écritures de fins de mois et de fin d’années.

• Prépare les écritures inter-fonctions, inter-fonds, de ventes internes, de transferts d’imputations, de corrections, d’annulations et d’émission de chèques.
• Calcule et compile les frais courus et les avances et effectue la contre passation dans l’année suivante.
• Transmet aux institutions financières les renseignements nécessaires aux traites, aux virements et aux transferts bancaires.
• S’assure de l’exactitude des taux de change appliqués.
• Sur réception des pièces de la banque, saisit les données, prépare les écritures de journal et s’assure des disponibilités budgétaires.
• Au besoin, émet les chèques manuels et les duplicatas. Prépare et transmet les fichiers relatifs aux chèques et dépôts directs émis par HEC Montréal aux institutions bancaires pour conciliation et paiement.
• Procède aux annulations de chèques ou aux arrêts de paiement lorsque requis. Avise les personnes concernées.
• Consulte les rapports d’anomalies budgétaires et veille au respect des délais de paiement.
• Compile, calcule et vérifie les frais reliés aux services partagées par plusieurs unités (téléphonie, messagerie, fournitures de bureau, etc.) et répartit la dépense aux services concernés par passerelles informatiques ; s’assure que toutes les données ont été incluses dans la mise à jour des fichiers.
• Vérifie les relevés de comptes (fournisseurs, frais de dédouanement, achats, etc.).
• Lorsque requis, communique avec les services concernés et s’assure du suivi.
• Étudie et vérifie les données des différents rapports comptables relatifs aux comptes du grand livre et autres comptes.

• Identifie et corrige tout écart de manière à pouvoir expliquer les soldes mensuels des comptes.
• S’assure d’obtenir toute pièce justificative nécessaire.
• Traite les demandes de correction relatives aux demandes de paiement ou aux rapports de dépenses en regard des pièces justificatives fournies et complète la documentation afférente (écriture de correction, transfert de dépense.)
• Effectue le traitement des cas complexes ou nécessitant une attention particulière. Consulte les rapports d’anomalies et effectue les mises à jour requises dans le système de gestion intégré.
• Participe aux activités de son secteur dans le respect des échéanciers fixés [entrée de données, classement et archivage des documents, etc.]
• Au besoin, communique avec différents acteurs afin de valider des informations.
• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière. Répond à toute demande d’information relative à son secteur d’activité et effectue toute autre tâche nécessitée par ses fonctions.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, option finance ou dans une discipline appropriée
• Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
• Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
• Habiletés dans les relations interpersonnelles [approche client] et dans les communications orales et écrites
• Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
• Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail
• Capacité de travailler sous pression et en équipe
• Connaissance du milieu universitaire

Avantages

• Échelle salariale de 40 357 $ à 56 463 $, selon les années d’expérience pertinente
• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 15 jours fériés
• Horaire compressé et réduit durant la période estivale
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Company: HEC Montreal

Expected salary: $56463 per year

Location: Montreal, QC

Job date: Wed, 12 May 2021 22:25:19 GMT