Direction de l’administration, Montréal

Job title: Direction de l’administration, Montréal

Job description: Veuillez déposer votre candidature via Isarta

OFFRE D’EMPLOI

Directeur/Directrice de l’administration

Fonctions :

Sous l’autorité de la direction générale et artistique (DGA), la personne au poste de directeur/directrice de l’administration a comme principale tâche d’assister la DGA dans l’administration de la corporation.

De manière générale, elle assure les tâches liées à l’administration courante, notamment des ressources financières, matérielles et fiscales. Elle assure également l’administration des ressources humaines de même que le soutien et le suivi administratif des sections régionales.

Elle s’acquitte plus particulièrement des fonctions suivantes :

Ressources financières

• Prépare les budgets des activités et collabore à la préparation du budget annuel avec la direction générale et artistique;
• Participe à l’élaboration des demandes de financement, notamment la préparation de l’information financière et de l’administration; réalise les suivis des révisions et rapports tels qu’exigés par les diverses instances;
• Assume la responsabilité de l’application des systèmes de contrôle interne budgétaire et financier de nature à assurer le respect des budgets alloués et les normes de gouvernance en vigueur en conformité avec les organismes subventionnaires ou commanditaires;
• Supervise les activités comptables, incluant la préparation de l’information financière, autorise les dépenses et s’assure de leur imputation au budget prévu tout en s’assurant du respect des normes gouvernementales et des périodes de déclarations fiscales obligatoires de l’organisme;
• Agit à titre de personne-ressource pour les comités bénévoles, notamment pour assister ces comités concernant les divers suivis administratifs en conformité avec les règlements en vigueur et les priorités identifiés par la direction générale et artistique;
• Assure le classement des dossiers administratifs selon le calendrier de conservation et le plan de classification de l’organisme;
• Voit à la préparation d’analyses financières afin d’aider aux prévisions, à la prise de décision et au suivi; produit des rapports financiers périodiques, conçoit et produit divers rapports d’information;
• Gère le suivi et collabore au processus de fermeture d’année dans le respect des normes spécifiques de l’organisme ainsi que des normes comptables de vérification avec la firme de vérification externe;
• Émet les reçus officiels de dons et assure la préparation des rapports de fin d’année des organismes de bienfaisance;
• Propose et voit à l’élaboration de procédures et de directives relatives au fonctionnement pour les activités sous sa responsabilité et formule toute recommandation visant à l’amélioration des systèmes de gestion.

Gouvernance de l’organisme

• Assiste la DGA dans l’organisation de l’agenda, des déplacements et de la planification logistique des différentes rencontres du CA et des comités qui y sont rattachés, de la préparation des documents requis tels que les ordres du jour, les procès-verbaux, les rapports statistiques, les procéduriers, les rapports financiers, etc.;
• Prépare l’assemblée générale annuelle (avis de convocation, listes de présences, envoi des documents, préparation des rapports d’activités, suivis avec le traiteur et les salles).

Ressources humaines

• Assume l’administration courante des ressources humaines (gestion de la paie incluant les vacances et congés maladie);
• Supervise l’encadrement et la réalisation des tâches des employés pour s’assurer de l’atteinte des résultats déterminés par la direction générale et artistique;
• Peut être appelée à collaborer aux processus d’embauche et de fin de contrat.

Ressources matérielles

• Assure le suivi des contrats, notamment les baux, les contrats de service avec les fournisseurs et l’approvisionnement;
• Assure la gestion des systèmes informatiques;
• Discute avec les assureurs lors du renouvellement des contrats et des demandes de réclamation.

De plus, la personne à ce poste devra exécuter toute autre tâche connexe selon les priorités identifiées par la direction générale et artistique.

EXIGENCES

• Expérience démontrée dans un rôle administratif; formation en administration et/ou en comptabilité un atout;
• Bilinguisme (anglais et français) à l’écrit et à l’oral;
• Excellentes habiletés en rédaction, incluant la grammaire, l’orthographe et la révision;
• Habiletés informatiques : SAGE et bases de données FileMaker Pro; excellente connaissance de la suite Microsoft Office (principalement Excel), capacité à maîtriser rapidement l’utilisation de nouveaux logiciels;
• Fortes habiletés organisationnelles et capacité à établir des priorités ainsi qu’à respecter des échéances;
• Excellentes capacités relationnelles, sens aigu du service à la clientèle, connaissance du milieu bénévole, discernement, diplomatie, discrétion et gestion du stress;
• Habileté à créer un lien de confiance, rigueur, débrouillardise, dynamisme et souci du détail;
• Ponctualité et sens des responsabilités;
• Connaissance du milieu philanthropique, un atout.

COMPÉTENCES

• Capacité à gérer ses priorités, faire preuve d’assurance, de débrouillardise, de rapidité et d’initiative;
• Capacité à livrer efficacement des résultats, à mener plusieurs projets de front et souci du détail;
• Connaissance du domaine de la musique classique ou des arts de la scène, un atout.

CONDITIONS

• Poste à temps plein
• Trois semaines de vacances annuellement, auxquelles s’ajoute une remise en temps durant le temps des fêtes et à la période estivale (4 jours à Noël et 4 vendredis l’été)
• Salaire compétitif
• Entrée en fonction juin 2021

Les personnes intéressées par ce poste doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation au plus tard le 24 mai 2021 à 17 h à l’attention de Marie-Claude Matton, directrice générale et artistique – Seules les personnes retenues en entrevue seront contactées.

Company: CMC Concours de musique du Canada

Expected salary:

Location: Montreal, QC

Job date: Mon, 17 May 2021 22:55:32 GMT