TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION VOLET SECRÉTARIAT SOUTIEN PDGA REMPLACEMENT

Job title: TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION VOLET SECRÉTARIAT SOUTIEN PDGA REMPLACEMENT

Job description: TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION VOLET SECRÉTARIAT SOUTIEN PDGA REMPLACEMENT

Date d’affichage début :

Le 14 mai 2021

Date de fin d’affichage :

Le 28 mai 2021

Catégorie d’emploi :

Administration, gestion des ressources humaines et finances

Niveau de responsabilité :

Employé

Statut de l’employé :

Temps plein temporaire

Niveau de scolarité :

DEC

Salaire :

19.42 $ – 29.07 $ Horaire

Nombre de postes :

1

Villes et Arrondissements :

Montréal

Description de l’établissement

Le personnel du CIUSSS du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal (CCSMTL) est réparti dans plus de 135 installations.
Le CCSMTL se démarque par sa large gamme de services pour des clientèles variées avec des mandats locaux, régionaux et suprarégionaux.
Il cumule plusieurs désignations et mandats universitaires en : jeunesse, dépendance, réadaptation, gériatrie, inégalités sociales, unité de médecine familiale, santé publique.
Il contribue ainsi à la formation académique, au développement et au partage des savoirs scientifiques.

Description du poste

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice des services généraux et des partenariats urbains, la personne titulaire du poste assiste cette dernière dans ses fonctions administratives et dans sa gestion du temps. Elle joue un rôle majeur et doit avoir une compréhension des divers volets stratégiques de l’organisation et des interfaces avec les différents partenaires. Elle s’implique dans divers dossiers d’enjeux majeurs, démontre un sens créatif et s’adapte rapidement de façon proactive et réactive afin d’apporter tout le soutien nécessaire. Elle est responsable de la logistique des activités inhérentes à sa direction. Elle coordonne et contrôle les communications internes et externes et agit comme personne ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes. Elle a une bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux ainsi que des différents partenaires externes, gouvernementaux, institutionnels et autres.

PRICIPALES RESPONSABILITÉS :

PLANIFICATION ET PRIORISATION

· Assister la directrice dans la gestion quotidienne des dossiers prioritaires et projets spéciaux de la direction.
· Effectuer la gestion de l’agenda de la directrice.
· Planifier et organiser les différentes rencontres et réunions impliquant la directrice et assurer les aspects logistiques, l’élaboration de l’ordre du jour, colliger la documentation nécessaire, rédiger les procès-verbaux et transmettre la transmission de la documentation pertinente aux acteurs impliqués. · Recevoir les demandes et effectuer les suivis appropriés à la demande de la directrice.

PRODUCTION ET SUIVI DE LA QUALITÉ

· Fournir des réponses aux questions et problèmes relevant de sa compétence. À cette fin, la personne titulaire du poste doit assumer la préparation de dossiers et la résolution de certains problèmes à caractère administratif.
· Assurer le suivi, le traitement ou la production de textes rédigés par la directrice et leur diffusion interne ou externe.
· Assister la directrice dans la préparation de ses présentations PowerPoint.
· Produire et compléter les tableaux de bord pertinents pour la direction
· S’assurer du respect de la qualité des documents administratifs transmis à l’interne et à l’externe de l’organisation avec rigueur et détails, et ce, en conformité avec les normes et les standards de l’organisation.
· Effectuer le classement des dossiers physiques et électroniques de la directrice dans le respect des normes de l’établissement.

ORGANISATION

· Participer à la planification, à l’organisation et au contrôle des travaux administratifs de la direction afin d’assurer le bon déroulement des activités de la direction et le respect des normes de qualité.
· Coordonner les suivis des demandes des Directions du CCSMTL et des partenaires externes.
· Recueillir et compile les données pour sa direction pour fins de suivi et de documentation et les transmet aux différentes coordinations.
· Assister le futur adjoint à la directrice dans l’exécution de son mandat.
· Accomplir toute autre fonction connexe, à la demande de la directrice

Lieu de travail: 1560, rue Sherbrooke Est, Montréal (Hôpital Notre-Dame)

Formation académique exigée et expérience

· Doit détenir un diplôme d’études collégial (DEC) en bureautique ou
· Une attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique
· Deux ans d’expérience de travail à titre de secrétaire.

ET

Réussir les tests suivants :

• Français de niveau 3
• Word de niveau 3
• Excel de niveau 2
• Powerpoint
• Entrevue de sélection

COMPÉTENCES CLÉES ATTENDUES

· Aptitudes à travailler dans un milieu en constante évolution où les activités se déroulent à un
rythme rapide;
· Compétences en gestion de priorités et la capacité de mener à bien simultanément, plusieurs dossiers de front dans le respect des normes et des échéanciers;
· Polyvalence, esprit d’initiative, autonomie et sens des responsabilités.
· Contribution de façon concrète à promouvoir l’image de sa Direction par son dynamisme, son autonomie, sa rigueur, sa créativité, sa curiosité intellectuelle, son leadership et son esprit d’équipe;
· Habilités dans les relations interpersonnelles, diplomatie, discrétion et courtoisie.

Ce que nous vous offrons:

• 4 semaines de vacances après 1 an de service
• 13 congés fériés rémunérés
• 9,6 jours de congé de maladie
• Régime de retraite
• Horaire flexible qui vise la conciliation travail-famille
• Accès à divers rabais corporatifs ( Bixi, Programme OPUS, Forfaits mobiles cellulaires, SPA, Services de garde-enfants)

Information additionnelle

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d’accès à l’égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d’un processus de sélection.

Company: Santé Montréal

Expected salary:

Location: Montreal, QC

Job date: Sat, 15 May 2021 22:19:47 GMT